sistem pengendalian manajemen

BAB 13

KEMITRAAN USAHA

Kemitraan usaha berfokus pada pentingnya hubungan (relationship) hubungan vertikal, horisontal dan eksternal dan bagian membangun hubungan tersebut untuk melipatgandakan customer value.

Dalam menghadapi lingkungan bisnis global diperlukan persatuan yang erat diantara personal perusahaan, diantara perusahaan dengan para pemasoknya, dan diantara perusahaan dengan mitra bisnisnya.

MITOS TENTANG HUBUNGAN BISNIS

Pendekatan keluarga

Pendekatan keluarga dalam mengembangkan hubungan bisnis memiliki segi positif. Pendekatan keluarga dilandasi kepercayaan, dan hubungan bisnis sangat memerlukan hubungan tersebut agar transaksi bisnis dapat berjalan dengan lancar dan efektif.

Pendekatan keluarga juga menjadikan pihak yang terlibat dalam transaksi bisnis mampu mencurahkan energi mereka untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan bersama, bahkan seringkali dapat melapaui harapan sebelumnya. Pendekatan keluarga mempunyai segi nagatif, pendekatan keluarga deringkali menimbulkan harapan karena pihak yang terkait tidak dapat melaksanakan hubungan bisnis secara busunesslike.             Pendekatan keluarga juga tidak mampu menyediakan semua potensi yang diperlukan untuk menjalankan bisnis sehingga dapat berakibat dalam ketidakefisienan dan ketidakproduktifan proses penyediaan produk dan jasa.

Pendekatan bisnis

Pendekatan bisnis digunakan untuk mengatasi kelemahan pendekatan keluarga. Pendekatan bisnis digunakan sebagai dasr membangun hubungan bisnis antara perusahaan dengan pemasok dan mitra bisnisnya dan antara menejer dengan karyawan dan antar fungsi dalam perusahaan.

Dalam melakukan transaksi bisnis dengan pemasok, perusahaan memakai kayakinan arm’s length transaction, sehingga dialkuakan proses seleksi pemasok yang benar- benar independen melalui proses permintaan penawaran harga, pemilihan pemasok berdasarkan langkah – langkah bisnis murni.

Keyakinan arm’s length transaction ini juga diterapkan dalam melakukan transaksi bisnis dengan costomer. Selain itu juga diterapkan dlam transaksi bisnis yang bersifat intern.

PENDOBRAKAN MITOS TENTANG HUBUNGAN BISNIS

Pendekatan kemitraan usaha untuk menggabungkan segi positif yang ada didalam pendekatan keluarga dan pendekatan bisnis. Pendekatan kemitraan usaha menitik beratkan pada trust building dan competency didalam membangun hubungan kemitraan, baik didalam organisasi perusahaan (antara menejer dengan karyawan dan antar fungsi dalam organisasi) maupun antara perusahaan dengan para pemasok dan mitra bisnisnya.

Sebenarnya hubungan antar fungsi dalam organisasi, antara manager dengan karyawan, dan diantara perusahaan dengan para pemasok dan mitra bisnisnya perlu dilandasi dengan antara lain :

1. Fokus untuk memuasi kebutuhan customer

2. Berjangkapanjang.

Berdasarkan kemitraan usaha ini, kegiatan – kegiatan yang tidak menambah nilai bagi customer dapat dikurangi, dan yang pada akhirnya dapat dihilangkan. Sebagai contoh, lika perusahaan membnagun quality relationship antara perusahaan dengan pemasoknya semua transaksi pengadaan harus didesain berlandaskan pada kompetensi dan kepercayaan(trust).

Hubungan transaksi antara perusahan dengan pemasok dan customer berlandaskan pada kepercayaan (trust based relation ship), sehingga mapu membentuk jejaring kerja terpadu yang meningkatkan secara luas biaya kualitas, kecepatan, dan penurunan biaya.

TUJUAN MEMBANGUN KEMITRAAN USAHA

Tujuan strategik untuk menjadikan  kemitraan usaha tersebut worth the efforts adalah untuk :

1. 1. Menghadapi persaingan bisnis global:
   1. Pembangunan jejaring organisai, sebagai bisnis untuk bersaing dipasar global.
   2. b. Optimalisasi smart tecnology dalam membangun quality relation ship
2. 2. Menyediakan value terbaik bagi customer melalui focussed strategy :
   1. pengerahan secara optimum mengenai berbagai core competencies perusahaan yang berada dalam jejaring untuk memuasi kebutuhan customer.
   2. Pengerahan secara optimum kemampuan dan kemauan seluruh personel perusahan untuk memuasi kebutuhan customer.

LANDASAN KEMITRAAN USAHA

Customer adalah alasan utama perusahaan berada dalam bisnis, baik bagi perusahaan secara individual maupun secar jejaring.

Tanpa customer, perusahaan tidak mempunyai alasanuntuk mempertahankan kelangsungan hidupnya dalam jangka panjang .

Ada empat alasan mengapa jejaring organisasi lebih mampu memuasi kebutuhan customer dari pada organisasi secara individual :

1. Produk pada dasarnya merupakan satu bundel jasa yang berkemampuan untuk menghasilkan value bagi customer
2. Produsen produk dan jasa perlu mengubah logikanya sesuai dengan logika customer agar mempunyai kesempatan untuk mempertahankan kelangsungan hidup organisasi perusahaan mereka
3. Konsep kualitas mencakup semua aspek organisasi perusahaan dan bahkan melampaui batas – batas organisasi perusahaan meluas keorganisasian pemasok mitra bisnis dan customers.
4. Smart tecnology merupakan enabler untuk mewujudkan kemitraan antar perusahaan dan kemitraan antar fungsi dan antara manager dengan karyawan dalam organisasi perusahaan.

MINDSET YANG MENDASARI KEMITRAAN USAHA

Kemitraan usaha dilandasi oleh mindset yang terdiri dari tiga komponen  :

Paradigma ”kemitraan usaha melipatgandakan customer value”

Didalam lingkungan bisnis yang didalamnya customer memegang kendali bisnis, keberhasilan perusahaan intuk menghasilkan value bagi customer merupakan faktor yang menentukan kemampuan perusahaan didalam mempertahankan kelangsungan hidupnya. Customer value ditentukan oleh tiga faktor dalam formula berikut ini :

Customer value = Manfaat –  pengrbanan * Kemitraan Usaha

Keyakinan dasar

Keyakinan dasar yang melandasi kemitraan usaha adalah “ customer adalah tujuan perusahaan “

Berdasarkan keyakinan dasar ini, berbagai keyakinan dasar yang lama perlu dibuang

1. Hubungan antara perusahaan dengan pemasoknya, hubungan antara manager dengan para karyawannya, hubungan antar karyawan, dan hubungan antar fungsi yang didasarkan atas landasan ketidak percayaan  hanya akan mengakibatkan hambatan  dalam mencapai tujuan kepuasan Customer karena menurunnya kualitas layanan yang disediakan oleh perusahaan kapada customer
2. Jika customer bukan merupakan tujuan perusahaan, berarti tujuan pekerjaan hanya memuasi kebutuhan diri sendiri.

Nilai dasar

Nilai dasar yang perlu dijunjung tingi dalam mewujudkan kemitraan usaha adalah :

Kejujuran, semua hubungan bisnis hanya akan berjalan dengan lancar dan sangat efisien jika dilandasi oleh nilai kejujuran masing – masing pehak yang terlibat dalam transaksi bisnis menjunjung tinggi kejujuran.

Integritas, kemitraan usaha hanya dapat terwujud jika masing – masing mitra bisnis menjunjung tinggi nilai dasar integritas.

TIPE KEMITRAAN USAHA

Partnered relationship, adalah kemitraan usaha yang dibangun oleh perusahaan dengan pemasoknya, disamping itu partnered relationship juga menunjukkan kemitraan usaha yang dibangun dengan customernya.

Strategic alliance, kemitraan usaha yang dibangun oleh perusahaan dengan mitra bisnisnya untuk menyediakan value terbaik bagi customer.

Cross-fungctional team, merupakan pendekatan untuk meningkatkan kemitraan usaha antar fungsi dalam organisasi untuk kepentingan pemberian layanan terbaik bagi customer.

Employee empowerment, merupakan perwujudan focussed strategy melalui pembangunan kemitraan usaha antara manager dengan karyawan.

TAHAP – TAHAP PEMBANGUNAN KEMITRAAN USAHA DENGAN PEMASOK DAN MITRA BISNIS

Penjajagan, pihak – pihak yang terkait melakukan penjajagan keandalan masing – masing pihak untuk dijadikan sebagai mitra dalam bisnis.

Dalam tahap ini pula  masing – masing pihak melakukan penjajagan paradigma, core benefit, core value yang digunakan oleh masing – masing pihak dalam berbisnis.

Peningkatan, masing – masing pihak meningkatkan keertan kemitraan usaha dengan cara melakukan perluasan hubungan dan atau kedalaman hubungan. Tahap peningkatan diperluas ke pengadaan beberapa macam bahan untuk jangka waktu kontrak satu tahun. Biasanya didalam tahap ini sistem informasi managemen telah dibangun diantara pihak – pihak yang terkait didalam kemitraan usaha, namun sifatnya masih sementara.

Perikatan, masing – masing pihak sudah sepakat untuk membangun kemitraan usaha jangka panjang yang bersifat permanen. Kemitraan usaha diperluas dan diperdalam dengan dilandasi oleh paradigma, core beliefs, dan core value yang diperlukan untuk membangun kemitraan yang permanen.

DAMPAK KEMITRAAN USAHA TERHADAP STRUKTUR SISTEM PENGENDALIAN MANAGEMEN

Virtual organization

Suatu organisasi yang menghasilkan produk dan jasa untuk memenuhi  kebutuhan customernya melalui kontrak – kontrak bisnis dengan perusahaan lain. Virtual organization menjadikan organisasi berbentuk jejaring kerjayang terdiri dariperusahaan – perusahaan dengan core competensinya masing – masing yang secara bersama – sama menghasilkan produk an jasa yang memberikan value bagi cistomer

Cross-fungctional approach

Kemitraan usaha yang terjalin melalui Cross-fungctional team menjamin terfokusnya perhatian semua fungsi yang terkait dan peningkatan kecepatan layanan customer.

Leadership from everybody

Kemitraan usaha yang dibangun antara menejer dengan karyawan menjadikan semua karyawan berdaya untuk merencanakan, mengimplementasikan rencana, dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya atau tanggung jawab kelompoknya. Dengan kemitraan antara manager dengan karyawan, organisasi berubah menjadi organisasi dengan banyak leaders;leadership from everybody. struktur organisasi perusahan menjadi semakin datar karena posisi menejerial menengah tidak lagi diperlukan dengan semakin berdayanya karyawan.

DAMPAK KEMITRAAN USAHA TERHADAP TINDAKAN PERUSAHAAN

Kemitraan usaha yang dibangun perusahaan dengan para pemasok dan para mitra bisnisnya akan menjadikan perusahaan responsif terhadap setiap perubahan kebutuhan Customer.

Kemitraan usaha juga akan meningkatkan kecepatan layanan yang diberikan oleh perusahaan bagi customernya.

Continous improvement mindset, yang menjadi paradigma setiap perusahaan yang tergabung dalam network akan menjadikan proses ytang digunakan untuk menghasilkan produk dan jasa semakin cepat, dengan usaha pengurangan dan penghilangan aktivitas – aktivitas yang tidak menambah nilai bagi customer oleh perusahaan

BAB 14

PENDELEGASIAN WEWENANG

Menejemen puncak tidak dipilih oleh karyawan melainkan oleh rapat umum  karena itu wewenang berasal dari lembaga tersebut. Wewenang kemudian didistribusikan oleh menejemen puncak kepada manager – manager yang berada dibawahnya melalui mekanisme pendelegasian wewenang tersesbut.

Konsep pendelegasian wewenang

Delegasi wewenang lebih ditujukan kepada manager, bukan karyawan. Pendelegasian wewenang adalah pemberian wewenang oleh manager yang lebih atas kepada manager yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otorisasi dari manager pemberi wewenang.

Pengendalian untuk menciptakan kepatuhan bawahan dilakukan oleh manager jenjang lebih atas melalui tiga instrumen pengendalian antara lain :

1. Melalui otorisasi secara eksplisit sebelum wewengan dilaksanakan oleh manager yang lebih rendah.
2. Melalui laporan pertanggungjawaban pelaksanaan wewenang yang dibuat oleh manager tingkat yang lebih rendah ke manager pemberi wewenang.
3. Melalui audit kinerja (performance audit) yang dilaksanakan oleh auditor intern.

Kondisi yang cocok untuk pendelegasian wewenang.

1. Sistem pendelegasian wewenang cocok diimplementasikan dalam kondisi berikut ini :
   karyawan terdiri dari tenaga kerja tidak terdidik dan tidak terampil, prinsip manajemen komando cocok untuk melaksanakan pekerjaan – pekerjaan menual yang dilaksanakan oleh tenaga kerja tidak terdidik dan tidak terampil.
2. Informasi tidak dapat diakses oleh karyawan karenan keterbatasan teknologi yang digunakan untuk mengolah data.
3. Lingkungan bisnis yang stabil, akan memberikan toleransi kepada panjangnya rantai komando dalam pengambilan keputusan.

Kultur yang dihasilkan dari sistem pendelegasian wewenang

Sistem pendelegasian wewenang  yang dikembangkan dalam organisasi tradisional membentuk kultur organisasi sebagai berikut ini :

1. Membentuk pemimpin yang berpegang pada kedudukannya (position based leadership) dan bergaya otoriter yang mengandalkan pada komando untuk memperoleh kepatuhan bawahan.
2. Membentuk karyawan yang patuh, tidak kreatif, dan tidak berinisiatif.
3. Menghasilkan hubungan berdasar ketidak percayaan (distrust) antara manager atas dengan manager bawahnya.

SIAPA SEBENARNYA KARYAWAN ITU?

Pandangan menejemen terhadap karyawan akan menentukan keberhasilan pengembangan potensi karyawan. Pandangan terhadap karyawan yang mendukung usaha pemberdayaan karyawan adalah :

1. Orang adalah aktiva organisasi yang paling bernilai dan merupakan keunggulan kompetitif yang paling tinggi
2. Gedung dan aktiva tetap lain akan mengalami depresiasi nilainya karena pemakaian, sementara itu orang memiliki kesempatan untuk bertumbuh dengan berlalunya waktu.

Aktiva yang paling bernilai

Perlu disadari oleh menejemen bahwa aktiva yang paling bernilai bagi organisasi perusahaan adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusialah yang menentukan penempatan organisasi pada posisi kompetitif.

Sumber daya menusi berpotensi untuk tumbuh

Berbeda dengan aktiva tetap, sumber daya manusia memiliki potensi untuk tumbuh dan berkembang selama dimanfaatkan dalam organisasi. Manusia memiliki potensi yang tidak terbatas jika orang menyadarinya dan menggali potensi tersebut. Jika menejemen mau dan mampu menyediakan lingkungan dan sistem untuk menyediakan kesempatan bagi karyawan dalam membangun potensi mereka selama bekerja, karyawan akan mencapai tingkat potensi optimum yang diperlukan oleh organisasi untuk maju.

PEMBERDAYAAN KARYAWAN

Pemberdayaan karyawan difokuskan ke karyawan, tingkat terbawah dalam setiap organisasi. Dengan pemberdayaan karyawan, kekuasaan justru digali dari dalam diri karyawan  dan orang yang tidak pernah diperhitungkan dalam organisasi tradisional.

Pemberdayaan karyawan adalah pemberian wewenang kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan tentang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, tanpa harus mendapatkan otorisasi secara eksplisit dari manager diatasanya.

Pemberdayaan pada dasarnya merupakan pelepasan atau pembebasan, bukan pengendalian energi manusia sebagaimana yang dilaksanakan dalam pendelegasian wewenang.

Keyakinan dasar yang melandasi pemberdayaan karyawan

Pemberdayaan karyawan hanya akan terwujud jika dilandasi oleh tiga keyakinan dasar berikut ini :

Subsidiary, prinsip ini mengajarkan bahwa badan yang lebih tinggi kedudukannya tidak boleh mengambil tanggungjawab yang dapat dan harus dilaksanakan oleh badan yang kedudukannya lebih rendah.

Karyawan pada dasarnya baik, sebagai manusia yang berakal sehat dan makhluk yang berfikir, orang memiliki kecenderunagn alami untuk berhasil dalam pekerjaannya. Oleh karena konsep pemberdayaan dimulai dari keyakinan bahwa orang pada dasarnya ingin mengerjakan pekerjaan baik, menejer tidsak perlu lagi menerapkan  metode guna membujuk karyawan guna mengerahkan usaha mereka.

Trust based relationship, pemberdayaan karyawan menekankan aspek kepercayaan yang diletakkan oleh menejemen kepada karyawan. Dari pemberdayaan karyawan, hubungan yang tercipta antara menejemne dengan karyawan adalah hubungan berbasis kepercayaan (Trusr based relationship) yan diberikan oleh menejemn kepada karyawan, atau sebaliknya kepercayaan yang bibangun oleh karyawan melalui kinerjanya.

Bagaimana pemberdayaan karyawan diwujudkan?

Pemberdayaan karyawan pada dasarnya membentuk karyawan yang produktif dan berkomitmen. Untuk menjadikan karywan produktif, karyawan harus memiliki kompetensi yang memadai.p pemberdayaan karyawan hanya dapat terwujud jika karyawan memiliki kemampuan, ketrampilan, dan pengetahuan yang dituntut oleh pekerjaannya. Lingkungan kerja yang kondusif untuk pemanfaatan kompetensi karyawan secara optimum adalah :

1. Terdapat kepercayaan timbal balik (mutual trust) antara managemen dengan karyawan.
2. Terdapat komitmen karyawan terhadap Visi, misi, core beliefs dan core value organisasi.
3. Kesediaan menejemen puncak untuk memberikan wewenang kapada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan.
4. Kesediaan managemen puncak untuk memberikan wewenang kapada karyawan untuk melakukan akses ke pusat informasi, untuk memungkinkan karyawan mengambil keputusan berkualitas.
5. Terdapat sisitem penghargaan berbasis kinerja (performance based reward) bukan berbasis posisi (position-based reward)

DAMPAK POSITIF PEMBERDAYAAN KARYAWAN

Dampak pemberdayaan karyawan terhadap struktur organisasi

Secara rinci dampak pemberdayaan terhadap struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1. Organisasi lebih mendatar, jenjang organisasi dibangun untuk melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan wewenang yang didelegasikan kepada manager bawah. Semakin besar organisasi, semakin tinggi jenjang organisasi, karena keterbatasan rentang kendali yang dapat secara efektif dilaksanakan oleh seorang manager.
2. arus informasi terutama kearah horizontal, pemberdayaan karyawan menjadikan karyawn mampu merencanakan, mengendalikan dan mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tangungjawabnya. Karyawan dapat melakukan akses kepusat informasi dan berkat kompetensinya, ia dapat mengambil keputusan berkualitas atas pekerjaannya.
3. Kecepatan pengambilan keputusan, pemberdayaan karyawan meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh organisasi dalam berhubungan dengan customer
4. Berkurangnya distorsi informasi, pemberdayan karyawan memotong rantai komando tersebut, sehingga mengurangi secara signifikan resiko terdistorsinya informasi yang dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan.
5. Komitmen karyawan untuk melakukan improvmen meningkat, orientasi karyawan ke sistem yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer meningkatkan komitmen karyawan terhadap improvmen terhadap sistem.
6. Pergeseran dari responsibility-at-the-top organization ke responsibility based organization. responsibility based organization—suatu organisas yang tangungjawab atas jalannya bisnis berada ditangan setiap orang dalam organisasi. responsibility based organization akan sangat responsif terhadap perubahan kebutuhan customer. Organisasi berubah menjadi
7. Perubahan dari organisasi orang bayaran ke organisasi orang bisnis. Di dalam organisasi yang karyawannya telah berdaya, karyawan diberi wewenang untuk akses kepusat informasi dan untuk mengambil keputusan bisnis yang menjadi tanggungjawabnya. Dengan demikian, keryawan yang berdaya menjadi pelaku bisnis bukan lagi sekedar orang bayaran.

Dampak pemberdayaan karyawan terhadap sistem informasi managemen

Pemberdayaan karyawan terhadap sistem informasi managemen berikut ini :

1. Karyawan menjadi pemakai informasi untuk pengambilan keputusan, keputusan – keputusan yang dipandang strategic dalam menejemen tradisional, sekarang dapat dilakukan oleh karyawan

Informasi keuangan menjadi tipe informasi yang dibutuhkan oleh karyawan, pemberdayaan karyawan melibatkan karyawan ke dalam keputusan – keputusan yang berdampak keuangan. Oleh karena itu sistem informasi akuntansi perlu disdesain sedemikian rupa sehingga karyawan dapat melakukan akses ke pusat informasi akuntansi untuk memungkinkan karyawan mempertimbangkan seberapa cost effective pekerjaan mereka dedalam menghasilk

e-commerce

Onno W. Purbo

Sebagian besar e-commerce yang banyak di gembar-gemborkan umumnya merupakan e-commerce tipe B2C (bisnis to customer). Wajarlah B2C memang sebetulnya kelas bisnis yang sifatnya retail yang perlu menarik massa; tentunya wajar-wajar saja kalau teman-teman yang masuk ke bisnis B2C ini memasang iklan-iklan besar-besaran di media massa. Kadang kala teman-teman ini kurang hati-hati atau menggunakan strategi yang salah sehingga yang terjadi akhirnya lebih banyak membakar uang percuma tanpa berhasil menarik massa.

e-commerce B2B (bisnis to bisnis) merupakan pola yang jauh lebih menarik daripada e-commerce B2C. Dari berbagai research yang ada, tampak bahwa B2B menghasilkan transaksi yang jauh lebih besar daripada B2C. Nilai transaksi B2C umumnya hanya sekitar 10-20% dari pada B2B.

Kalau saya perhatikan ada dua (2) pola utama di B2B, yaitu yang berbasis komunitas & yang berbasis teknologi untuk mengeffisienkan proses transaksi. Yang pertama yang berbasis komunitas biasanya dikenal sebagai market place umumnya merupakan komunitas yang sifatnya vertikal (dari hilir ke hulu). Dalam pola ini biasanya kita masih bisa melihat aktifitas mereka di Web & biasanya merupakan pengembangan dari media online yang difokuskan pada komunitas bisnis tertentu yang mencakup strata dari hilir ke hulu. Contoh komunitas e-commerce B2B di Web dapat dilihat di yahoo (http://b2b.yahoo.com) dan yang saya paling suka adalah di verticalnet (http://www.verticalnet.com). Pola verticalnet sangat menarik sekali di situ sangat eksplisit sekali pola komunitas mereka.

Pola yang kedua adalah yang sifatnya sangat automated. Biasanya tidak terlalu terlihat di Web. Mereka melakukan e-commerce B2B sebagai kegiatan transaksi mereka sehari-hari yang dilakukan adalah mengotomasikan sistem di back-office seperti MIS & ERP agar bisa langsung bertransaksi ke mitra-mitra-nya secara effisien. Disini digunakan teknologi yang mempercepat transaksi seperti Electronic Data Interchange (EDI), yang di tunjang teknologi security seperti Secure Socket Layer (SSL), Public Key Infrastructure (PKI). Authentikasi player dilakukan melalui digital signature & certificate authority (CA). Semua ini di dokumentasikan dengan baik dalam bentuk standar yang terbuka di Internet. Biasanya pola ini dibutuhkan bagi mereka yang sering melakukan transaksi e-commerce B2B agar proses-nya menjadi effisien. Tentunya perlindungan hukumnya menjadi penting dalam bentuk cyberlaw.

Hello world!

Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!